Dataskydd

Riktlinjer för behandling av medlemmars och studenters personuppgifter
Policy antagen av SöderS styrelse 2018-05-24

Syfte

Syftet med policyn är att effektivisera administration och tydliggöra för studenter och medlemmar hur vi samlar in, behandlar, använder och raderar personlig information.

Omfattning och ansvar

Policyn omfattar hela organisationen. Ansvarig för efterlevnad av policyn är ordförande till och med 30 juni 2018, därefter generalsekreterare.

Vilken information samlar vi in?

SöderS samlar information från två olika håll.

Information vi samlar in om dig

Genom Ladok, ett IT-system för dokument av registrering och resultat vid högskolor och universitet i Sverige (Förordning (1993:1153) om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor), får SöderS information om namn, personnummer, e-postadress, hemadress och studietakt för varje student vid Södertörns högskola.

Information du ger till oss

Du kan direkt eller indirekt komma att ge oss information om dig själv på ett antal olika sätt. Exempelvis vid registrering till våra event, vid ansökan om att bilda ny förening, vid registrering som säljare i SöderS Andrahandsbokhandel eller vid registrering som studentrepresentant. Exempelvis kan detta vara information om allergier och kostpreferenser, bankuppgifter och telefonnummer.

Var behandlar vi personuppgifter?

Personuppgifter från studenter vid lärosätet används för att registrera medlemskap, betala ut arvode till studentrepresentanter och för att möta gällande krav för att bilda ny förening.

SöderS lämnar aldrig ut uppgifter till tredje part utan personens medgivande. I de fall avsikt finns att lämna vidare uppgifter till tredje part ska det tydligt framgå vid insamlandet av informationen.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi sparar dina data endast så länge det är nödvändigt för att utföra våra skyldigheter gentemot individen och mot myndigheter (Högskolelagen 4 kap. 14 §). När vi sparar data för andra syften än våra åtaganden som studentkår och medlemsförening, exempelvis bokföring och personalregister, sparar vi data endast så länge som det är nödvändigt och/eller lagstadgat för respektive syfte.

Rutiner för efterlevnad av policy

Deltagarregister

Information som lämnats in av student i samband med evenemang raderas efter evenemangets avslutande. Information som SöderS efterfrågar vid registrering till evenemang är namn, e-postadress, kostpreferenser, allergier, utbildningsområde och föreningstillhörighet. Information från deltagarregister nås av eventkoordinator, generalsekreterare, kommunikatör, ordförande och studentombud.

Medlemskap

SöderS inhämtar information om studenter från Ladok för att säkerställa att samtliga medlemmar är studenter vid Södertörns högskola. Informationen från Ladok är den som studenten lämnat till högskolan. En student kan när som under terminens gång välja att avsluta sitt medlemskap i SöderS.

Vid tecknande av medlemskap ger studenten samtycke till att SöderS använder studentens information för att skicka ut bevis på medlemskap och ge studentnyttig studie- och campusrelaterad information. Medlemsystemet nås av generalsekreterare, kommunikatör och ordförande.

Handläggning av studentärenden

Vid handläggning av studentärenden hos studentombuden kan information komma att ges av studenten till studentkåren. Efter avslutat ärende anonymiseras samtliga data.

Försäljning i SöderS Andrahandsbokhandel

Som säljare och köpare hos SöderS Andrahandsbokhandel lämnas förnamn, efternamn och mailadress för registrering för att kunna skicka ut information om sålda böcker till säljaren. Systemet nås av bokhandelns verksamhetsansvariga och funktionärer. Studentens kundnummer med kundinformation raderas efter avslutade studier vid Södertörns högskola.

För utbetalning av förtjänst i SöderS Andrahandsbokhandel lämnas till SöderS av studenten utöver förnamn, efternamn och mailadress även bankuppgifter för utbetalning. Lämnad information nås av bokhandelns verksamhetsansvariga samt ordförande till och med 30 juni 2018, därefter generalsekreterare.

Registrering av ny medlemsförening

För att bilda ny förening krävs det att minst 20 studenter ställer sig bakom föreningens bildande. Av dessa ska minst hälften vara medlemmar i studentkåren enligt SöderS Föreningspolicy.

Vid ansökan om att bilda ny förening görs en medlemskontroll av de 20 namnen av generalsekreterare eller kommunikatör. Därefter raderas dokumentet och kommer inte upp till styrelsen vid beslut om medlemsanslutning.

Registrering hos Mecenat AB

Se mecenat.com/se/allmanna-villkor/

Studentrepresentation

Vid tillsättning av student för uppdraget som studentrepresentant vid Södertörns högskola samlas information in om namn, personnummer, e-postadress, telefonnummer, adress, bank och kontonummer för att betala ut arvode till studentrepresentanter. Genom krav på rapportering till högskolans årsredovisning förs könsstatistik av studentkårens tillsatta representanter.

Efter avslutat uppdrag plockas samtlig information bort från register över studentrepresentanter. Undantag är information från personalregistret. Vid registrering som studentrepresentant ska studenten själv uppge om ämnesspecifika mail får skickas till studenten. Register över studentrepresentanter nås av generalsekreterare, ordförande och studentombud.

Dina rättigheter

Rätt att få tillgång till din data

Du kan begära ut en kopia av de uppgifter du skulle vilja veta och verifiera den information vi har om dig.

Rätt till rättelse

Du har rätt att korrigera felaktig och/eller icke-komplett information om dig själv.

Rätt att bli raderad

Du har rätt begära radering av dina personuppgifter för de fall att data inte längre är nödvändig för det syfte den blev insamlad för. Vissa legala skyldigheter kan hindra SöderS från att omedelbart radera delar av din data. Exempel på detta är bokförings- och skattelagstiftning samt bank- och penningtvättslagstiftning.

För att radera uppgifter om dig från Ladok krävs det att du slutar studera vid Södertörns högskola.

Kontakt

Kontakta SöderS

SöderS – Södertörns högskolas studentkår är registrerad hos Skatteverket med organisationsnummer 802402–2157 och har sitt säte på Alfred Nobels allé 9, 141 89 Huddinge.

Dataskyddsombud på SöderS – Södertörns högskolas studentkår är ordförande Oskar M Wiik till och med 30 juni 2018, därefter generalsekreterare.

Besök soders.nu för mer information om SöderS – Södertörns högskolas studentkår.

Kontakta Datainspektionen

Skriftlig kommunikation med Datainspektionen såsom e-post eller post blir allmän handling och kan komma att diarieföras.

E-post till registrator: datainspektionen@datainspektionen.se

Telefon: 08-657 61 00