synergi.

Föreningar och föreningsstöd

Senast uppdaterad 2023-04-18

Innehåll och sidnavigering

Starta en förening

Konstituera en förening

Dags att starta ny förening? För att konstituera en förening som ska vara verksam vid Södertörns högskola ska följande tre steg följas. När ni gjort dessa kan ni sedan ansöka om medlemskap i studentkåren!

Samla er!

Samla en grupp kring er nya idé, brainstorma och identifiera vilken typ av förening ni skulle vara. Inom SöderS finns nämligen två olika föreningsformer:

Utbildningsförening innebär att föreningen vänder sig mot ett  specifikt program eller ämne och samlar studenter under ett  intresse via vald utbildning.

Intresseförening kan vara allt  ifrån en ideologi till spel eller kultur där föreningen samlar studenter via en hobby eller ett engagemang.

Skriv stadgar!

Stadgar, föreningens grundläggande regler, behöver ni formulera och här finns en massa mallar och stöd att få.

Stadgarna är föreningens ramverk och beskriver föreningens namn, demokratiska struktur, syfte och mer. De är en otroligt viktig pusselbit för att säkerställa den demokratiska uppbyggnaden och föreningens fortlevnad. För att stadgarna ska godkännas hos Skatteverket och SöderS behövs följande  punkter finnas med:

1 § Föreningens namn, säte och förbund 
2 § Föreningens syfte 
3 § Medlemskap 
4 § Verksamhetsår 
5 § Årsmöte

Håll årsmöte & välj styrelse!

På det konstituerande årsmötet bildas föreningen. På mötet ska deltagarna ta beslut om föreningens stadgar samt rösta in den första styrelsen.

En styrelse måste bestå av minst 3 personer varav en ordförande. De flesta föreningar har även en vice ordförande. Tillsammans utgör de föreningens så kallade ‘presidium’, med andra ord ledningen. Andra vanliga poster inom styrelsen är kassör och sekreterare. Båda dessa roller fokuserar på de administrativa delarna av att driva en förening. De arbetar med föreningens protokoll, dokument samt föreningens ekonomi. Läs mer om styrelserollerna och ansvar i avsnittet ‘Styrelsen’.

+ Registrera er hos Skatteverket

Er förening bör registrera sig hos Skatteverket för att få ett  organisationsnummer. Ett organisationsnummer krävs nämligen för att kunna söka bidrag eller skaffa bankkort i föreningens namn.

För att registrera sig hos Skatteverket behöver föreningen skicka in:

  1. Antagna stadgar
  2. Underskrivet årsmötesprotokoll
  3. Underskrivet styrelsemötesprotokoll från konstituerande styrelsemöte med beslut om minst två firmatecknare

+ Hitract: medlemsregister och event

Hitract är den app som föreningarna på SöderS använder för att ha ett levande medlemsregister samt för att skapa och administrera event.

Ta kontakt med mito@hitract.se eller fråga föreningsansvarig på SöderS om stöd med första kontakt.

+ Ordna bankkonto som förening

Ett bankkonto är inget måste men kan vara användbart att ha om ni i er förening med viss regelbundenhet kommer ha pengar som både rör sig in och ut ur föreningen. Kom ihåg bankkontot i sig kostar att starta och sedan ha (månatlig eller årlig avgift).

  1. Att starta ett bankkonto innebär en liknande process som för registreringen hos Skatteverket. Samma föreningsdokument ska finnas redo att skickas in. 
  2. Ta beslut om att starta bankkonto på ett styrelsemöte och välj bank.
  3. Samla ihop nödvändiga dokument och ha till hands vid kontakt med banken.
  4. Kontakta vald bank om att ni vill starta ett konto för er ideella förening.
  5. Fyll i begärda blanketter som banken tillhandahåller, skicka in och invänta svar.
  6. Banken tillhandahåller all information om hur ni sätter igång kontot.

Viktigt! Se avsnittet om överlämning för att säkerställa att processen med banken inte faller mellan stolarna när en ny styrelse tillsätts.

Ansök om medlemskap i studentkåren

Studentkåren, SöderS, är paraplyorganisationen som stöttar högskolans studentföreningar i ert engagemang. Vi möjliggör och underlättar ert arbete. Genom ert medlemskap hos oss kan ni enkelt boka lokaler för event, söka ekonomiskt bidrag och finna stöd och support i att driva föreningen. Via kåren blir ni även en del av den större föreningsgemenskapen och vi skapar forum och plattformar för samarbeten mellan både oss och er sinsemellan.

Handlingar att skicka till SöderS

För att ansöka om medlemskap i SöderS – Södertörns  högskolas studentkår ska nedanstående tre handlingar skickas in till SöderS styrelse:

1. Föreningens antagna stadgar

I dessa framgår viktiga bitar såsom föreningens syfte
Hämta: Mall för föreningsstadgar

2. Årsmötesprotokoll

Protokollet från det konstituerande årsmötet ska bifogas  till föreningens ansökan. I protokollet ska det tydligt framgå vilka som närvarade, vilka beslut som fattats och vilka som har valts in som föreningens styrelse
Hämta: Protokollmall för konstituerande årsmöte

3. Formell ansökan med minst 20 underskrifter

Ansökan om medlemskap ska bekräftas av tjugo studenter som är medlemmar i studentkåren.
Hämta: Mall för underskrifter

För att godkännas

SöderS styrelse behandlar ansökan i form av en proposition som styrelsen för vidare till kårfullmäktige för beslut (bifall eller avslag). Styrelsen kan däremot ansluta en förening interimistiskt tills dess att frågan har avgjorts av vår- eller höstsammanträdande (kårens årsmöten).

För att föreningens ansökan ska godkännas krävs det att föreningen:

  • är en ideell organisation 
  • bygger på en demokratisk värdegrund 
  • är öppen för samtliga studenter vid Södertörns högskola
  • huvudsakligen bedriver sin verksamhet vid lärosätet 
  • inte strider mot SöderS antagna stadgar, verksamhet och policies

Ansök om uppstartsbidrag

Som nystartad förening kan det vara tacksamt att få en liten skjuts i att kunna finansiera några initiala projekt. Därför erbjuder SöderS nya medlemsföreningar att ansöka om uppstartsbidrag.

Fyll i formuläret och skicka in!

Blås liv i vilande förening!

Har utbildningsföreningen kopplad till ert program varit vilande? Vill ni väcka liv i föreningen igen? Självklart ska ni det! Här följer några enkla steg i hur ni kommer igång. 

  1. Samla intresserade och låt idéerna bubbla!
  2. Ta kontakt och boka träff med ansvarig personal på SöderS kansli
  3. Föreningsansvarig på SöderS går igenom behovet av att boka och genomföra ett årsmöte med er:
    1. tillgång till nuvarande stadgar,
    2. skriva kallelse och dagordning,
    3. ansökan till styrelse,
    4. bokning av lokal,
    5. stöd i kommunikation
  4. Årsmötet genomförs
  5. Skicka in protokollet från årsmötet till föreningsansvarig på kansliet. Hen ger er tillgång till mejlkonto, skåp och annan information om stöd från kåren.
  6. Den tillsatta styrelsen kan sätta igång med önskade aktiviteter, påverkansarbete och annat skoj!

Driva en förening

Styrelsen

Styrelsen är det beslutsfattande organet i föreningen och består av minst tre (3) personer varav en är ordförande. Föreningen bör även ha en vice ordförande och en kassör. 

Styrelsen leder föreningsarbetet och ser till att de formella delarna är på plats. I många fall är däremot styrelsemedlemmarna också praktiskt engagerade och involverade i genomförande av olika aktiviteter. Det viktiga är att arbetet känns enkelt, kul och drivet av intresse! Med andra ord, se till att ni i styrelsen har roligt ihop i ert engagemang. Det smittar av sig och inspirerar fler att bli aktiva i er förening.

Ordförande

Ordförande sammankallar till möten, har en god helhetsbild av vad som händer i föreningen och har en ledarroll i styrelsen.

Vice ordförande

Vice ordförande kan dela ansvar med ordförande och står framförallt redo att kliva in om ordinarie ordförande inte kan närvara. Vice ordförande blir också ‘tillförordnad ordförande’ om ordinarie ordförande behöver avsluta sitt uppdrag i förtid.

Kassör

Kassören har ansvar för administrationen av föreningens ekonomi. Tar exempelvis fram budget och bokslut.

Sekreterare

Sekreterare har ett administrativt ansvar. För protokoll (anteckningar) vid styrelsemöten, kan ha hand om struktur och ordning i digitala arkiv.

Ledamot

Ledamot är ett ord för en person i en styrelse. Alla som väljs in i en styrelse är ledamöter men alla behöver inte ha ett särskilt uppdrag, såsom sekreterare, ordförande eller kassör. Då används ordet ledamot eller styrelseledamot.

Suppleant

Suppleanter är invalda ersättare till ordinarie ledamöter. Om en ledamot är sjuk så hoppar suppleanten in. Suppleanter har ingen rösträtt inom styrelsen om de inte är tjänstgörande för en frånvarande ledamot men har i regel närvaro- och yttranderätt på styrelsemöten.

Föreningens verksamhet

Påverkansarbete

Står det i era stadgar att en del av ert syfte är att verka för en ökad utbildningskvalitet inom programmet ni är kopplade till? Har ni en hjärtefråga ert engagemang kretsar kring? Kanske är ni en politisk förening?

En del föreningar har helt eller delvis fokus på så kallat påverkansarbete. Ni vill alltså arbeta för att skapa förändring på lärosätet. Detta kommer ni hitta olika tillvägagångssätt för att lyckas göra. Vi på kansliet finns som bollplank!

Alla föreningar bör dock känna till och kunna prata om studentrepresentation. Detta är nämligen en avgörande påverkansmöjlighet att ta del av under sin studietid. Vid beslut som tas på högskolan ska studentperspektivet finnas med och därför behövs representanter.

Undrar ni vilka råd som kan vara relevanta för just er förening att ha koll på och kanske rekrytera till? Ni hittar en sammanställande broschyr för er förening på kansliet!

Event

Det studiesociala livet är i regel en central del av föreningsengagemanget. Ni vill bidra till att göra era medlemmars studentliv rikare och skapa aktiviteter som ger tillfälle för umgänge och firande, bidrar med spännande kunskap och kanske närhet till arbetsmarknaden.

Exempel på aktiviteter är workshops, gästföreläsningar, arbetsmarknadsdagar, pubkvällar, tentafest, spelkväll, eftermiddagsfika och så vidare.

SöderS kansli kan också bistå med stöd och tips i vad ni ska tänka på vid planering av event. Följande är bra utgångspunkter:

  • Vad är syftet med eventet och vilka är målgruppen?
  • Skapa en tydlig ansvarsfördelning i arbetsuppgifter inför samt under eventet
  • Ta fram en tidsplan för när olika delar av planeringen ska vara klara
  • Tänk igenom hur ni ska kommunicera och marknadsföra eventet
  • Boka önskad lokal i god tid (om ni bokar puben: boka möte med eventansvarig och funktionärsansvarig för genomgång av viktiga bitar)
  • Gör något ni själva skulle vilja gå på!

Planering och eventstöd

SöderS har tagit fram konkreta riktlinjer som ska tillämpas vid planering och genomförande av event. Dessa riktlinjer finns till för att säkerställa att event som görs i SöderS lokaler eller i SöderS namn är inkluderande och säkra.

Boka lokaler

SöderS erbjuder alla sina medlemsföreningar att kostnadsfritt kunna boka kårens olika lokaler samt lokaler på högskolan (8-18:00). Bokningarna görs via SöderS hemsida.

Bokningsregler framgår även där men det kan vara bra att veta att alkohol inte får serveras eller förtäras i någon annan lokal än publokalen.

Ekonomiskt stöd till föreningens event

Som medlemsförening kan ni söka pengar från SöderS aktivitetsfond. Fyll i formuläret och skicka in!

Värva medlemmar

Styrelsen driver föreningen men hjärtat i er förening är såklart era medlemmar. Era medlemmar är också potentiella kandidater till framtida styrelse. Kort och gott, ni vill värva och ta hand om era medlemmar.

Överlag är det genom era aktiviteter som ni både tar hand om era existerande medlemmar samt inspirerar andra studenter att vilja bli medlemmar. De två nedanstående koncepten är dock mycket värdefulla att använda sig av för att få fart på medlemsvärvningen.

Inspark

Ett mycket lyckad koncept är att anordna inspark för nya studenter i början av terminen. På så vis välkomnas alltid nya studenter in i föreningen och medlemsrekryteringen sker naturligt termin efter termin. Satsa på inspark!

Inspring

Inspring är också ett fungerande koncept. Samla er i styrelsen, hitta lektioner att gästa och kontakta föreläsaren för bekräftelse att ni får komma och göra ett snabbt inspring där ni presenterar er, era aktiviteter och uppmuntrar till medlemskap.

Rapportera verksamhet

Varje förening har unik verksamhet med nya saker som händer år efter år. Något som förblir konstant är däremot era årsmöten, styrelsemöten samt den årliga verksamhetsrapporteringen.

Verksamhetsrapporteringen sker direkt efter ni har haft årsmöte och innebär kort och gott att ni fyller i och skickar in formuläret till oss på SöderS. Detta gör att vi blir uppdaterade om sittande styrelse, gällande stadgar och hur det har gått för föreningen det gångna verksamhetsåret.

Vi ber om: 

  1. Signerat årsmötesprotokoll
  2. Verksamhetsberättelse
  3. Stadgar

Möten & mallar

Som förening ses ni i både formella och informella former. Här beskrivs de formella mötena med länkar till mallar att ta del av.

Formella möten


Årsmöte (mall kommer)
Årsmötet är medlemmarnas möte och är det mest mest makt och inflytande över en förening. Årsmötet ska bland annat fatta beslut om föreningens verksamhet och vilka som ska driva föreningen under det kommande året.

Styrelsemöte (mall kommer)
Styrelsen är de som ansvarar för en förening mellan årsmötena. Under året kan styrelsen exempelvis fatta beslut om olika projekt och utse projektgrupper och bereda förslag till medlemmarna till årsmötet.

Informella möten

I er förening kommer ni självklart att ses även utanför de formella mötena. Ni kanske lunchar tillsammans under veckan eller ses på fika. Här kommer ni på ett naturligt sätt hamna i föreningssnack och komma på idéer eller lösningar kopplade till pågående eller framtida projekt.

Det är däremot viktigt att komma ihåg är att ni utanför styrelsemötena inte tar några formella beslut. Dessa ska behandlas på styrelsemöten så att de protokollförs och att beslutsfattandet sker på ett demokratiskt sätt.

Överlämning

Varje år väljer föreningens medlemmar in en ny styrelse under årsmötet. Ibland innebär detta att några försvinner ur styrelsen medan andra väljs in igen, till samma eller en möjligen ny roll. Det kan även innebära att hela styrelsen byts ut. Oavsett situation är det A och O att ni planerar in tid för överlämning.

Som avgående styrelse är det viktigt att komma ihåg att ens sista uppdrag är att på ett tydligt och pedagogiskt sätt lämna över till nästa grupp av engagerade studenter. 

Några grundläggande bitar att checka av är:

  • Admin i form av tillgång till mejl, sociala medier, Hitract. 
  • Ifyllnad av nya blanketter från bank för att skriva över på nya firmatecknare om ni har bankkonto.
  • Genomgång av rollerna i styrelsen och hur uppgifter varit fördelade.
  • Koppla samman den nya styrelsen med studentkårens kanslipersonal som kan gå igenom tillgängligt stöd från kåren.
  • Tips på vad som har varit lyckade koncept, samt mindre lyckade.
  • Senaste informationen om medlemsantal.
  • Peppa nya styrelsen att hitta på något tillsammans för att lära känna varandra! Varför inte planera en dag eller halvdag med båda grupperna där överlämningen sker och de nya får lite teambuilding?

Föreningens ekonomi

Deklarera

Alla verksamheter som är registrerade hos Skatteverket är skyldiga att deklarera en gång per. Hur ni går tillväga framgår på Skatteverkets hemsida.

I regel är alla SöderS medlemsföreningar klassade som allmännyttiga föreningar och då gäller särskilda regler. Framförallt gäller att flera olika typer av inkomster som föreningen kan ha kan vara skattefria. På grund av detta finns det möjlighet att ansöka om att bli befriad från att lämna särskild uppgift. Om Skatteverket godkänner ansökan så kommer ingen deklarering behöva göras under fem år.

Redovisa

Till årsmötet ska ni till medlemmarna redovisa hur föreningen har använt sina ekonomiska medel. Detta kan kallas för ekonomisk redovisning, årsredovisning eller bokslut.

Den ekonomiska redovisningen ska tillsammans med verksamhetsberättelsen för året ligga till grund för beslut om ansvarsfrihet för den avgående styrelsen.

Avveckla en förening

Upplösning

Av olika skäl kan föreningen behöva upplösas, alltså upphöra med sin verksamhet. Det kan handla om sjukdom, tillfällig brist på engagemang eller annat. Detta beslut ska tas av årsmötet, ofta två på varandra följande årsmöten. 

Föreningen ska avregistreras hos Skatteverket. Föreningen blir på så vis ‘vilande’ men finns rent formellt inte längre. Vid upplösning av en förening ska SöderS alltid kontaktas och eventuella ägodelar (inkl. pengar) ska tillhandahållas studentkåren om föreningen någon dag väljer att bli aktiv igen. Detta är ofta reglerat i stadgarna. 

Checklista överlämning till SöderS vid upplösning

  • Kontakta SöderS för att meddela om behov av upplösning
  • Ta beslut om upplösning på årsmöte
  • Avregistrera föreningen hos Skatteverket
  • Tillhandahåll SöderS med all nödvändig information samt eventuella ägodelar

Uteslutning

En medlemsförening till SöderS kan uteslutas som medlemsförening av vår- och höstsammanträdet om den inte längre uppfyller de villkor som stipuleras genom SöderS föreningspolicy, SöderS stadgar eller aktivt har brutit mot övriga gällande policies och styrdokument. Eventuella ägodelar ska  tillhandahållas studentkåren.