synergi.
Senast uppdaterad 2023-04-18
Jag hade ingen erfarenhet av föreningsliv innan jag började på Södertörns högskola. Jag hittade till mitt programs studentförening efter en kväll i SöderS Pub. Genom föreningen har jag fått nya vänner, haft flera event att både anordna och gå på. Vi har också påverkat vårt program för att vi genom föreningen och studentrepresentation sagt ifrån när vi tyckt att det funnits saker som inte varit helt bra i utbildningen.
Dags att starta ny förening? För att konstituera en förening som ska vara verksam vid Södertörns högskola ska följande tre steg följas. När ni gjort dessa kan ni sedan ansöka om medlemskap i studentkåren!
Samla en grupp kring er nya idé, brainstorma och identifiera vilken typ av förening ni skulle vara. Inom SöderS finns nämligen två olika föreningsformer:
Utbildningsförening innebär att föreningen vänder sig mot ett specifikt program eller ämne och samlar studenter under ett intresse via vald utbildning.
Intresseförening kan vara allt ifrån en ideologi till spel eller kultur där föreningen samlar studenter via en hobby eller ett engagemang.
Stadgar, föreningens grundläggande regler, behöver ni formulera och här finns en massa mallar och stöd att få.
Stadgarna är föreningens ramverk och beskriver föreningens namn, demokratiska struktur, syfte och mer. De är en otroligt viktig pusselbit för att säkerställa den demokratiska uppbyggnaden och föreningens fortlevnad. För att stadgarna ska godkännas hos Skatteverket och SöderS behövs följande punkter finnas med:
1 § Föreningens namn, säte och förbund
2 § Föreningens syfte
3 § Medlemskap
4 § Verksamhetsår
5 § Årsmöte
På det konstituerande årsmötet bildas föreningen. På mötet ska deltagarna ta beslut om föreningens stadgar samt rösta in den första styrelsen.
En styrelse måste bestå av minst 3 personer varav en ordförande. De flesta föreningar har även en vice ordförande. Tillsammans utgör de föreningens så kallade ‘presidium’, med andra ord ledningen. Andra vanliga poster inom styrelsen är kassör och sekreterare. Båda dessa roller fokuserar på de administrativa delarna av att driva en förening. De arbetar med föreningens protokoll, dokument samt föreningens ekonomi. Läs mer om styrelserollerna och ansvar i avsnittet ‘Styrelsen’.
Er förening bör registrera sig hos Skatteverket för att få ett organisationsnummer. Ett organisationsnummer krävs nämligen för att kunna söka bidrag eller skaffa bankkort i föreningens namn.
För att registrera sig hos Skatteverket behöver föreningen skicka in:
Hitract är den app som föreningarna på SöderS använder för att ha ett levande medlemsregister samt för att skapa och administrera event.
Ta kontakt med mito@hitract.se eller fråga föreningsansvarig på SöderS om stöd med första kontakt.
Ett bankkonto är inget måste men kan vara användbart att ha om ni i er förening med viss regelbundenhet kommer ha pengar som både rör sig in och ut ur föreningen. Kom ihåg bankkontot i sig kostar att starta och sedan ha (månatlig eller årlig avgift).
Viktigt! Se avsnittet om överlämning för att säkerställa att processen med banken inte faller mellan stolarna när en ny styrelse tillsätts.
Studentkåren, SöderS, är paraplyorganisationen som stöttar högskolans studentföreningar i ert engagemang. Vi möjliggör och underlättar ert arbete. Genom ert medlemskap hos oss kan ni enkelt boka lokaler för event, söka ekonomiskt bidrag och finna stöd och support i att driva föreningen. Via kåren blir ni även en del av den större föreningsgemenskapen och vi skapar forum och plattformar för samarbeten mellan både oss och er sinsemellan.
För att ansöka om medlemskap i SöderS – Södertörns högskolas studentkår ska nedanstående tre handlingar skickas in till SöderS styrelse:
I dessa framgår viktiga bitar såsom föreningens syfte
Hämta: Mall för föreningsstadgar
Protokollet från det konstituerande årsmötet ska bifogas till föreningens ansökan. I protokollet ska det tydligt framgå vilka som närvarade, vilka beslut som fattats och vilka som har valts in som föreningens styrelse
Hämta: Protokollmall för konstituerande årsmöte
Ansökan om medlemskap ska bekräftas av tjugo studenter som är medlemmar i studentkåren.
Hämta: Mall för underskrifter
SöderS styrelse behandlar ansökan i form av en proposition som styrelsen för vidare till kårfullmäktige för beslut (bifall eller avslag). Styrelsen kan däremot ansluta en förening interimistiskt tills dess att frågan har avgjorts av vår- eller höstsammanträdande (kårens årsmöten).
För att föreningens ansökan ska godkännas krävs det att föreningen:
Läs SöderS föreningspolicy här
Som nystartad förening kan det vara tacksamt att få en liten skjuts i att kunna finansiera några initiala projekt. Därför erbjuder SöderS nya medlemsföreningar att ansöka om uppstartsbidrag.
Fyll i formuläret och skicka in!
En förenings verksamhet består av dess formalia och aktiviteter. Nedan får ni en förklaring av vad de typiska rollerna i styrelsen består av. Därefter följer förslag på verksamhet som en studentförening ofta är intresserade av.
Styrelsen är det beslutsfattande organet i föreningen och består av minst tre (3) personer varav en är ordförande. Föreningen bör även ha en vice ordförande och en kassör.
Styrelsen leder föreningsarbetet och ser till att de formella delarna är på plats. I många fall är däremot styrelsemedlemmarna också praktiskt engagerade och involverade i genomförande av olika aktiviteter. Det viktiga är att arbetet känns enkelt, kul och drivet av intresse! Med andra ord, se till att ni i styrelsen har roligt ihop i ert engagemang. Det smittar av sig och inspirerar fler att bli aktiva i er förening.
Ordförande sammankallar till möten, har en god helhetsbild av vad som händer i föreningen och har en ledarroll i styrelsen. Den anses vanligtvis ha huvudansvar för styrelsens arbete. Ofta är den firmatecknare tillsammans med kassören. Att teckna firma innebär rätten att skriva avtal och kontrakt. En vanlig uppgift är även att planera årsmötet och att se över att beslut som årsmötet fattar blir genomförda.
Vice ordförande kan dela ansvar med ordförande och står framförallt redo att kliva in om ordinarie ordförande inte kan närvara. Vice ordförande blir också ‘tillförordnad ordförande’ om ordinarie ordförande behöver avsluta sitt uppdrag i förtid. Det händer sällan, så därför bör vice ordförande ha eget ansvarsområde med egna uppgifter.
Kassören har ansvar för administrationen av föreningens ekonomi. Detta är ett stort ansvar med flera löpande uppgifter. Det innebär att ta fram budget till årsmötet att besluta om, se till att den följs, ordna och se över betalningar, ersättning till de som gör utlägg, bokföra allt och sammanfatta det i ett bokslut som presenteras på årsmötet.
Läs mer här.
Sekreterare har ett administrativt ansvar. För protokoll (anteckningar) vid styrelsemöten, kan ha hand om struktur och ordning i digitala arkiv. Den har ofta ansvar att skriva verksamhetsberättelsen, sammanfattningen av föreningens verksamhet under året, som presenteras på årsmötet. Den ser till att viktiga handlingar och protokoll sparas på ett hållbart sätt.
Ledamot är ett ord för en person i en styrelse. Alla som väljs in i en styrelse är ledamöter men alla behöver inte ha ett särskilt uppdrag, såsom sekreterare, ordförande eller kassör. Då används ordet ledamot eller styrelseledamot.
I föreningens stadgar kan det definieras fler roller än dessa ovan nämnda. Ofta är de tilldelade de övriga ledamöterna. I en studentförenings fall kan detta vara t.ex. eventansvarig, kommunikationsansvarig, eller liknande.
Suppleanter är invalda ersättare till ordinarie ledamöter. Om en ledamot är sjuk så hoppar suppleanten in. Suppleanter har ingen rösträtt inom styrelsen om de inte är tjänstgörande för en frånvarande ledamot men har i regel närvaro- och yttranderätt på styrelsemöten.
Det kan vara nyttigt att suppleanter deltar på styrelsemöten även om behov inte finns, för att få kunskap om vad som är på gång. Ofta kan rollen väljas till de som är nyfikna på styrelsearbete men inte ännu känner sig helt redo.
Står det i era stadgar att en del av ert syfte är att verka för en ökad utbildningskvalitet inom programmet ni är kopplade till? Har ni en hjärtefråga ert engagemang kretsar kring? Kanske är ni en politisk förening?
En del föreningar har helt eller delvis fokus på så kallat påverkansarbete. Ni vill alltså arbeta för att skapa förändring på lärosätet. Detta kommer ni hitta olika tillvägagångssätt för att lyckas göra. Vi på kansliet finns som bollplank!
Alla föreningar bör dock känna till och kunna prata om studentrepresentation. Detta är nämligen en avgörande påverkansmöjlighet att ta del av under sin studietid. Vid beslut som tas på högskolan ska studentperspektivet finnas med och därför behövs representanter.
Undrar ni vilka råd som kan vara relevanta för just er förening att ha koll på och kanske rekrytera till? Ni hittar en sammanställande broschyr för er förening på kansliet!
Det studiesociala livet är i regel en central del av föreningsengagemanget. Ni vill bidra till att göra era medlemmars studentliv rikare och skapa aktiviteter som ger tillfälle för umgänge och firande, bidrar med spännande kunskap och kanske närhet till arbetsmarknaden.
Exempel på aktiviteter är workshops, gästföreläsningar, arbetsmarknadsdagar, pubkvällar, tentafest, spelkväll, eftermiddagsfika och så vidare.
SöderS kansli kan också bistå med stöd och tips i vad ni ska tänka på vid planering av event. Följande är bra utgångspunkter:
SöderS har tagit fram konkreta riktlinjer som ska tillämpas vid planering och genomförande av event. Dessa riktlinjer finns till för att säkerställa att event som görs i SöderS lokaler eller i SöderS namn är inkluderande och säkra.
SöderS erbjuder alla sina medlemsföreningar att kostnadsfritt kunna boka kårens olika lokaler samt lokaler på högskolan (8-18:00). Bokningarna görs via SöderS hemsida.
Bokningsregler framgår även där men det kan vara bra att veta att alkohol inte får serveras eller förtäras i någon annan lokal än publokalen.
Som medlemsförening kan ni söka pengar från SöderS aktivitetsfond. Fyll i formuläret och skicka in!
Styrelsen driver föreningen men hjärtat i er förening är såklart era medlemmar. Era medlemmar är också potentiella kandidater till framtida styrelse. Kort och gott, ni vill värva och ta hand om era medlemmar.
Överlag är det genom era aktiviteter som ni både tar hand om era existerande medlemmar samt inspirerar andra studenter att vilja bli medlemmar. De två nedanstående koncepten är dock mycket värdefulla att använda sig av för att få fart på medlemsvärvningen.
Ett mycket lyckad koncept är att anordna inspark för nya studenter i början av terminen. På så vis välkomnas alltid nya studenter in i föreningen och medlemsrekryteringen sker naturligt termin efter termin. Satsa på inspark!
Inspring är också ett fungerande koncept. Samla er i styrelsen, hitta lektioner att gästa och kontakta föreläsaren för bekräftelse att ni får komma och göra ett snabbt inspring där ni presenterar er, era aktiviteter och uppmuntrar till medlemskap.
Varje förening har unik verksamhet med nya saker som händer år efter år. Något som förblir konstant är däremot era årsmöten, styrelsemöten samt den årliga verksamhetsrapporteringen.
Verksamhetsrapporteringen sker direkt efter ni har haft årsmöte och innebär kort och gott att ni fyller i och skickar in formuläret till oss på SöderS. Detta gör att vi blir uppdaterade om sittande styrelse, gällande stadgar och hur det har gått för föreningen det gångna verksamhetsåret.
Som förening ses ni i både formella och informella former. Fundera över vad de används till idag och vad ni skulle kunna göra för att effektivt fördela beslutstagande processer.
Årsmöte (mall kommer)
Årsmötet är medlemmarnas möte och är det mest mest makt och inflytande över en förening. Årsmötet ska bland annat fatta beslut om föreningens verksamhet och vilka som ska driva föreningen under det kommande året.
Styrelsemöte (mall kommer)
Styrelsen är de som ansvarar för en förening mellan årsmötena. Under året kan styrelsen exempelvis fatta beslut om olika projekt och utse projektgrupper och bereda förslag till medlemmarna till årsmötet.
I er förening kommer ni självklart att ses även utanför de formella mötena. Ni kanske lunchar tillsammans under veckan eller ses på fika. Här kommer ni på ett naturligt sätt hamna i föreningssnack och komma på idéer eller lösningar kopplade till pågående eller framtida projekt.
Det är däremot viktigt att komma ihåg är att ni utanför styrelsemötena inte tar några formella beslut. Dessa ska behandlas på styrelsemöten så att de protokollförs och att beslutsfattandet sker på ett demokratiskt sätt.
Här bifogar vi mallar till styrelsemöte, projektplan och mer som ni kan direkt använda eller ta inspiration från. Ladda gärna ner zip-mappen med alla mallar och spara som er förenings egna mallar när ni lagt in er logotyp i dokumenten.
Varje år väljs en ny styrelse under årsmötet. Ibland innebär detta att några försvinner ur styrelsen medan andra väljs in igen, till samma eller nya roller. Det kan även innebära att hela styrelsen byts ut.
Oavsett situation är det A och O att ni planerar in tid för överlämning.
Avgående styrelse bör komma ihåg att ens sista uppdrag är att på ett tydligt och pedagogiskt sätt lämna över till nästa grupp av engagerade studenter.
Planera gärna därför en halvdag med den nya och gamla styrelsen för överlämning och rolig aktivitet som teambuilding!
Årsmötet beslutar med en budget hur föreningens ska använda sina pengar och sedan är det upp till styrelsen att förverkliga dessa beslut.
Det är kassören som har det övergripande ansvaret för att se till att styrelsen sköter föreningens ekonomi och spenderar föreningens pengar på saker som är i medlemmarnas intresse.
Revisorerna som väljs på årsmötet ska kontrollera att styrelsen sköter sitt uppdrag i enlighet med medlemmarnas beslut och intressen.
Till årsmötet ska ni till medlemmarna redovisa hur föreningen har använt sina ekonomiska medel. Detta kan kallas för ekonomisk redovisning, årsredovisning eller bokslut.
Den ekonomiska redovisningen ska tillsammans med verksamhetsberättelsen för året ligga till grund för beslut om ansvarsfrihet för den avgående styrelsen.
Alla verksamheter registrerade hos Skatteverket ska deklarera en gång per år. Läs mer på Skatteverkets hemsida.
I regel är alla studentföreningar allmännyttiga och då gäller särskilda regler. Framförallt är flera olika typer av inkomster som föreningen kan ha kan vara skattefria.
Därför finns det möjlighet att ansöka om att bli befriad från att "lämna särskild uppgift". Om Skatteverket godkänner ansökan så kommer ingen deklarering behöva göras under fem år.
Om föreningen antas vara utan aktivitet 1-4 år men ha chans att återuppväckas av en framtida generation av studenter så behöver den inte upplösas. Dock behöver en del saker ordnas för att inte skapa ett papperspår bakom sig innan avgående styrelse lämnar. Hos Skatteverket kan man ansöka om att "inte lämna särskild uppgift", då man inte behöver deklarera på fem år. Hos banken kan man göra något liknande som gör att de slutar skicka kontoutdrag. Sedan kan övriga resurser lämnas till SöderS för upphämtning av nästa styrelse, men SöderS kan inte hålla digitala eller fysiska pengar sparade för överlämning.
En medlemsförening till SöderS kan uteslutas som medlemsförening av vår- och höstsammanträdet om den inte längre uppfyller de villkor som stipuleras genom SöderS föreningspolicy, SöderS stadgar eller aktivt har brutit mot övriga gällande policies och styrdokument. Eventuella ägodelar ska tillhandahållas studentkåren.